Project Management dan Implementasinya di Bidang Konstruksi
Di lingkungan profesional, seorang Manajer Proyek harus bisa memastikan agar proyek tetap berjalan sesuai dengan jadwal yang ditentukan dan anggaran yang terbatas. Sebuah proyek biasanya memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, sehingga seringkali dihadapi dengan potensi risiko yang mungkin muncul.
Lalu, bagaimana cara mengatasinya?
Dengan menggunakan metode atau pendekatan yang disebut dengan Project Management atau Manajemen Proyek, permasalahan tersebut dapat diatasi. Melalui artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai apa itu project management, tujuan utamanya, hingga proses atau tahapan yang harus dilaksanakan.
Apa itu Project Management?
Mengutip dari Project management Institute, project management adalah praktik yang menggabungkan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk menyelesaikan serangkaian pekerjaan agar mencapai hasil maksimal yang diinginkan.
Pada intinya, melalui pendekatan ini seoerang Manajer Proyek diharapkan dapat mengelola sebuah proyek dengan baik untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Adapun beberapa contoh proyek yang dimaksud adalah proyek pengembangan perangkat lunak, konstruksi bangunan, upaya bantuan bencana alam dan ekspansi penjualan.
Apa Saja Tujuan Project Management?
Tujuan utama dari project management yaitu mencapai tujuan proyek yang efektif dan esifien sesuai dengan anggaran, waktu, dan sumberdaya yang tersedia. Namun, dalam mengimplementasikannya juga terdapat tujuan lain yang juga tidak kalah pentingnya. Ini dia beberapa tujuan lain dari project management:
- Menghasilkan perencanaan proyek yang baik dan sistematis.
- Melakukan aktivitas proyek yang terstruktur.
- Meminimalkan resiko atau dampak buruk yang mungkin terjadi.
- Memastikan standar kualitas dari proyek yang dikerjakan.
- Meningkatkan kemampuan komunikasi dan kolaborasi tim dan pemangku kepentingan.
Bagaimana Tahapan Project Management?
Proyek dengan hasil yang baik dan memuaskan pastinya melalui berbagai proses yang komprehensif di dalamnya. Mulai dari proses initiation, planning, execution, control & monitoring serta closing.
1. Inisiasi (initiation)
Tahap inisiasi ini menjadi dasar atau awal mula sebelum menyusun sebuah perencanaan. Terdapat beberapa poin atau variabel yang perlu ditentukan terlebih dahulu:
- Tujuan proyek
- Ruang lingkup proyek
- Struktur organisasi
- Milestone proyek
Tahap ini ditandai sejak awal mula sebuah perusahaan memenangkan tender atau award sampai penunjukkan tim yang terlibat di dalam proyek ini.
2. Perencanaan (planning)
Tahap perencanaan merupakan tahapan yang krusial, di mana Manajer Proyek menyiapkan seluruh strategi perencanaan berdasarkan kesesuaian biaya, waktu, mutu dan keselamatan yang sudah ditentukan sebelumnya. Pada bidang konstruksi, beberapa contoh perencanaan yang biasanya dilakukan, yaitu:
- Rencana teknis
- Rencana biaya
- Rencana Kesehatan, Keselamatan, Keamanan, dan Lingkungan Hidup (K3LH)
- Rencana induk
Setiap penyusunan dan persetujuan atas rencana tersebut dibutuhkan koordinasi antara para pemangku kepentingan terkait.
3. Eksekusi (execution)
Tahap eksekusi merupakan tahap pelaksanaan proyek yang mengacu pada tugas-tugas yang telah direncanakan sebelumnya. Manajer Proyek memainkan peran yang sangat penting dalam memastikan pekerjaan di lapangan berjalan lancar dan tidak ada hambatan.
Tahap eksekusi dalam project management meliputi 3 hal, yaitu rekayasa (engineering), pengadaan (procurement), dan konstruksi (construction).
- Rekayasa (engineering)
Menghasilkan detail teknis yang mengacu pada perencanaan yang telah disusun sebagai panduan pelaksaaan proyek. - Pengadaan (procurement)
Pengadaan barang/jasa yang diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Seluruh sumber daya harus tersedia tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi serta kualitas yang diinginkan. - Konstruksi (construction)
Melibatkan pembangunan fisik, instalasi, dan semua pekerjaan konstruksi yang sudah ditentukan.
4. Pengawasan (control & monitoring)
Segala bentuk pekerjaan atau progres yang sedang berjalan harus diawasi oleh seorang Manajer Proyek. Pengawasan ini dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara perencanaan dan eksekusi serta mengatasi kendala yang muncul. Umumnya, beberapa aspek yang harus diperhatikan pada tahapan ini, yaitu kinerja proyek, organisasi, arus kas, maupun kinerja vendor.
5. Penutup (closing)
Tahapan ini ditandai dengan penyelesaian kontrak, penyerahan dokumen akhir, dan serah terima dengan pihak terkait ketika proyek telah selesai dan disetujui oleh pemilik proyek dan pemangku kepentingan lainnya.
Itu dia penjelasan singkat tentang project management dan tahapannya dalam bidang konstruksi yang perlu dipahami. Dalam implementasinya, proses ini akan jauh lebih kompleks, sehingga dibutuhkan kemampuan manajerial yang kuat dan pemahaman mendalam terkait standar industri.
Sebagai kontraktor berpengalaman, Semesta Konstruksi telah berhasil menerapkan proses manajemen proyek dengan baik selama hampir dua dekade, sejak proyek pembangunan pada tahun 2005.